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中煤集团督办管理系统助力集团打造卓越执行力

作者:李泽施 来源:慧点科技 时间:2018-08-20

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项目背景

    中国中煤能源集团有限公司(简称中煤集团)是国务院国资委管理的国有重点骨干企业,主要从事煤炭生产贸易、煤化工、坑口发电、煤矿建设、煤机制造以及相关工程技术服务等。中煤集团是中国大型煤炭生产企业,现有煤矿46座,总产能2.39亿吨,矿区主要分布在山西、江苏、黑龙江、陕西、内蒙古和新疆等省、自治区;拥有洗煤厂28座,洗选能力2.53亿吨。


    近年来,中煤集团坚持以科学发展观为指导,秉承以市场为导向、以客户为中心的经营理念,坚持生产规模化、技术装备现代化、队伍专业化、管理手段信息化的“四化”方向,遵循高起点、高目标、高质量、高效率、高效益“五高”原则,整合内外部资源,优化产业布局,调整产业产品结构,转变经济发展方式,新基地新项目建设成效显现,煤炭产销量持续增长,利润总额位居中央企业前列,加快建设具有国际竞争力的世界一流能源企业集团。

    中煤集团始终重视企业执行力的建设。集团公司年度/季度工作会、总经理办公会、党政领导联席会在内的重要会议决策、领导批办交办的重要事项以及部门工作纲要等督办事项的办理,作为企业执行力的最重要体现,一直是中煤集团关注的关键管理业务。通过管理积累,中煤集团已形成了一系列的督办管理制度,但随着集团精细化管理的推进、管理信息化的发展,依靠传统的督办方式和工作手段(纸制文件、电话、邮件、Excel等)进行核心事项的督办,已经难以满足实时、全面、体系化的督办管理要求:

    1、 传统方式下,企业决策者和办公室领导想要快速定位、查询、获取督办进展,只能通过询问或上会,难以实时了解;

    2、 督办事项所涉及的业务范畴越来越广泛,如何将来源多样、启动时间不同、持续周期不同、涉及部门不同的各类督办事项进行有效、实时的统筹与管控,成为企业督办业务研究的重要难题;

    3、 督办进展收集、报告整理、督办效能数据统计与公示等也较为费时,靠手工在Excel上记录不仅繁琐,还可能出现遗漏,想要整理统计一个或多个、一类或多类事项的办理情况或历史信息更需要投入大量的工作,难以快速支持领导决策和管理优化。

    为了进一步提升集团督办业务管理效率与质量、进一步保障执行力,中煤集团选定了北京慧点科技有限公司的决议督办管理系统来固化督办核心管理业务,实现督办业务的全生命周期管理。

解决方案

    经过实际业务调研,慧点科技业务专家团队与中煤集团一起就督办管理系统建设方案进行了规划,最终确定了基于统一开发平台Indi.Platform能力来建设督办管理系统的建设思路,通过与OA系统进行集成,实现统一管理、快捷操作。

中煤集团督办管理系统功能架构图

    中煤集团督办管理系统功能架构图

    通过督办管理系统建设,中煤集团建立起了集中、高效的督办工作平台,实现了督办工作任务分解、下达、提醒、跟踪、反馈、报告、统计和分析在内的全程网上运行,并可支持督办事项任务的同步推送,办理情况实时查看、标识提示、催办提醒,督办过程及时沟通协作、反馈情况、跟踪监控,形成了对督办业务的闭环式管理。主要包括:

     督办管理

    系统实现了集团年度和季度工作会、总经理办公会、党政领导联席会在内的重要会议决策、领导批办交办的重要工作、以及部门工作纲要等重大督办事项的逐级分解下达、协作沟通、催督办、执行反馈与确认、统计分析与报告、决策支持等全生命周期管理,并借助丰富的提醒机制实现自动的延期、事前提醒,以保证督办事项的高效、科学、规范办理。

     管理视图

    系统向各级用户提供个人任务中心,并向决策层、管理层及执行层提供了统一、体系化、关联化的督办管理视图,实现对各督办事项的快速定位与管理。


     协作沟通

    督办任务发起过程中,督办管理员和督办事项承办部门、承办部门和协办部门、承办部门和分管负责人、具体承办人员之间均可以通过系统进行协作沟通,针对督办事项发起线上讨论,进行即时沟通交流。

     进展跟踪

    系统会自动统计、汇总各类督办事项的实时进展,并以动态进展更新表的形式向决策者、管理者展示督办事项的实时进展,以便随时跟进与确认。同时进展报告自动将异常情况标识,以便快速处理。


     执行报告

    督办事项办结后,系统将自动生成督办执行报告,包括督办事项的过程数据记录、督办成果物的汇总等内容,并能够通过督办工作可视化视图、统计分析等相关辅助功能进行展示。

     效能统计

    系统实现了按部门、按集团的详细督办事项办理效能统计数据,并以图表的形式展现,在帮助管理者进行管理外,还大大提升了督办事项的业务水平。


     与OA集成

    系统通过与OA系统无缝集成,实现了组织、用户的同步。同时实现了待办在OA的统一展示,保证了操作体验的一致性,减少了系统学习成本与运维成本,提升了用户满意度。

客户收益

    中煤集团督办管理系统建设应用,让企业决策者更真实、实时地了解督办事项进展,让管理者更快速、全面地掌握了督办事项情况,让执行者更便捷、高效地开展督办事项办理,真正提升了工作效率,改善了督办事项执行与控制,加强了督办事项监控力度,深化了沟通协作与反馈机制,有效提升了企业执行效能。

    1、 保障执行力:通过对重点工作、会议决议、领导交办等重点任务督办的固化,提升企业执行力,保障事项高效落实,促进企业管理提升;

    2、 提升效率:提升督办事项下达、执行、反馈与管理效率,提升报告整理发送效率;

    3、 节省成本:节省督办事项传递、沟通、反馈的时间资源成本;

    4、 体系统筹:实现对重点工作、会议决议及各类督办事项的体系化管理统筹;

    5、 强化监控:强化督办事项的体系化监控、自动预警、自动提醒;

    6、 加强协同:加强管理者与执行者、执行者与执行者之间的工作协同,避免因职级不对等而影响督办成效;

    7、 科学决策:通过与OA系统的融合,提供督办及执行的监控与决策统计数据,建设统一的呈现平台,推进科学决策。

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